هر نامه اداری حداقل از قسمت های زیر تشكیل شده است و تایپیست در تایپ نامه های اداری، باید نكات زیر را مورد توجه قرار دهد.

1 – سرلوحه:

این قسمت از نامه شامل آرم و علامت عنوان سازمان، شماره، تاریخ و به طور كلی شامل كلیه نوشته ها و علایمی است كه در قسمت بالای فرم نامه های اداری چاپ شده است.

2 – عنوان گیرنده:

منظور از گیرنده نامه، شخص یا مقام سازمانی و یا واحد سازمانی است كه نامه خطاب به آن نوشته شده است، عنوان گیرنده با كلمه «به» مشخص می شود.

3 – عنوان فرستنده:

عنوان فرستنده با كلمه «از» مشخص می شود.

4 – موضوع نامه:

موضوع نامه با كلمه «موضوع»‌ مشخص می شود، انتخاب و تعیین «موضوع نامه» نكته بسیار دقیق و حساسی است و در ثبت آن باید به این نكات توجه كرد:

الف) موضوع نامه باید دقیقاً بیانگر خلاصه مطلب و مفاد نامه باشد.

ب) موضوع نامه باید با عناوین انتخاب شده پرونده ها در بایگانی هماهنگی داشته باشد.

ج) موضوع نامه باید حتی الامكان بطور خلاصه نوشته شود.

5 – متن نامه:

متن عبارت است از شرحی كه در مورد موضوع نامه نوشته می شود.

6 – پایان نامه و مشخصات امضاء‌ كننده:‌

نام و نام خانوادگی امضاء‌كننده در پایان نامه نوشته شده و در ذیل آن عنوان سازمانی امضاء‌كننده ثبت می شود.

ممكن است نامه ها، نامه وارده باشد كه در این صورت در پاسخ نامه های وارده عبارات زیر نوشته می شود:

الف) عطف به نامه شماره ........... مورخ ............... در مورد.................

ب) بازگشت به نامه شماره ............ مورخ ............... در مورد.................

ج) در پاسخ نامه شماره ............... مورخ .............. در مورد.................

در صورتی كه نامه صادره باشد عبارات زیر در سازمان های اداری رایج است:

الف) با احترام، به طوری كه استحضار دارید......................

ب) با احترام، عطف به دستور آن جناب در مورد .................... مراتب زیر را به عرض می رساند.

ج) با احترام، پیرو تصمیمات اتخاذ شده در مورد (طبق بخشنامه شماره ................ مورخ...............)

معمولاً نامه اداری درخواست انجام اقدامی، توضیحی و یا كسب اطلاع و یا ارایه آن است و در نامه های تجاری بیشتر مطالب در مورد معرفی كالا، خرید كالا، انجام مناقصه، مزایده و یا امور تبلیغاتی است.

-تایپ انواع متون و دیكته

در تایپ كردن نامه ها و گزارش ها عواملی از قبیل قطع نامه ها (قطع كوچك و بزرگ)، تعداد نسخ، یك رو یا دو رو بودن نامه، جداول و آمارها، تعداد سطور و سایر عوامل در زمان سنجی و احتساب آن موثر است.

بطور كلی باید در نظر داشت كه یك ماشین نویس مجرب در هر دقیقه 230 حرف (ضربه) تحریر می كند كه بین 50 تا 60 كلمه را شامل می شود.

این اقلام برای یك ماشین نویس مبتدی به نسبت یك سوم تقلیل می یابد.

-نحوه ماشین كردن نامه های اداری

طبق توصیه سازمان مدیریت و برنامه ریزی در تایپ نامه های اداری، ضوابط زیر باید رعایت شود:

1 – فواصل مربوط به عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

الف) با 17 میلیمتر فاصله عمودی ، از آخرین سطر سرلوحه در نامه های قطع بزرگ و كوچك، عنوان گیرنده نامه با عبارت «به» تایپ می شود.

ب) فاصله اولین كلمه عنوان گیرنده نامه یعنی «به» از سمت راست كاغذهای بزرگ 50 میلیمتر و این فاصله در نامه های كوچك برابر 30 میلیمتر می باشد.

ج) با ده میلی متر فاصله عمودی عبارت «فرستنده» نوشته می شود.

د) با 5/8 میلیمتر فاصله عمودی كلمه «موضوع» نوشته می شود.

نشانه ( : ) مقابل عبارات «به»، «از» و «موضوع» باید گذاشته شود. مانند:

به :

از:

موضوع:

2 – فاصله بین سطرها

فاصله بین سطر نامه های اداری 5/8 میلی متر است.

3 – فاصله مربوط به «متن» نامه

الف) اولین كلمه متن نامه در كاغذهای قطع بزرگ و كوچك، با 17 میلی متر فاصله عمودی از سطر «موضوع» تایپ می شود.

ب) فاصله اولین كلمه متن نامه، شروع «پاراگراف»  از لبه سمت راست كاغذ در كاغذهای قطع بزرگ معادل 50 میلی متر فاصله گذاشته می شود. این فاصله در نامه های كوچك معادل 40 میلی متر، فاصله افقی است.

ج) فاصله كلمات آخر كلیه سطر نامه ها از لبه سمت چپ كاغذ معادل 25 میلی متر فاصله افقی است. این فاصله در مورد نامه های قطع بزرگ و كوچك یكسان است.

د) فاصله شروع سطرها بعد از اولین سطر پاراگراف نامه تا لبه سمت راست كاغذ در كاغذهای قطع بزرگ 40 میلی متر و در كاغذهای قطع كوچك 30 میلی متر است.

هـ) فاصله عمودی هر پاراگراف از آخرین سطر پاراگراف قبلی ده میلی متر است.

4 – فاصله مربوط به مشخصات امضاء كننده نامه اداری

الف) با 25 میلی متر فاصله عمودی از آخرین سطر متن نامه، نام و نام خانوادگی امضاء‌كننده نامه در سمت چپ كاغذ تایپ می شود. این فاصله در نامه های قطع بزرگ و كوچك یكسان است.

ب) با 5/8 میلی متر فاصله عمودی از نام و نام خانوادگی امضاء كننده، عنوان سازمانی وی تایپ می شود. تایپیست باید كلمات آخر عنوان سازمان امضاء كننده را به فاصله 25 میلی متری از لبه سمت چپ كاغذ برساند.

5 – فواصل مربوط به گیرندگان رونوشت

الف) با 5/8 میلیمتر فاصله عمودی از سطر عنوان سازمان امضاء‌ كننده نامه، عبارت «رونوشت به» در سمت راست نامه تایپ می شود.

ب) فاصله شروع عبارت «رونوشت به » از لبه سمت راست كاغذ در نامه های قطع بزرگ معادل 40 میلی متر و در نامه های قطع كوچك معادل 30 میلی متر است.

6 – شماره صفحه

الف) در مواردی كه نامه یا گزارش اداری شامل یك صفحه باشد، شماره صفحه تایپ نمی شود.

ب) در نامه های چند صفحه ای، نامه ها از صفحه 2 به بعد شماره گذاری می شوند.

ج) شماره صفحات باید بین دو خط تیره قرار داده شود.

7 – اندازه حاشیه پائین نامه

قسمت پائین نامه ها باید در حدود 15 میلی متر حاشیه داشته باشند.

-ایجاد نامه های اداری

طبق دستورالعمل اداره كل بهبود روشها سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور كاغذها به شرح زیر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد:

الف) كاغذهای A3 بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد.

ب) كاغذهای A4 مخصوص نامه هایی كه از 5 سطر بیشتر باشد (برای گزارش هم از این كاغذ استفاده می شود)

ج) كاغذ A5 مخصوص نامه هایی كه از 5 سطر صفحه A4 كمتر باشد.

د) كاغذ A6 بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین كارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای كاغذ كلمه (یادداشت) چاپ می شود.

 شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست مفاهيم در هر سازمانی را به عهده دارند . بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را ديده اند ، بخش قابل توجهی از اين مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسياری مواقع پيچده و نامفهوم است .

برای نامه نگاری پيش از آنکه به نوشتن اقدام شود بايد به چند نکته توجه داشت :


- ابتدا يکبار آنچه را که می خواهيم ، در ذهن مرور کنيم .
- دايره لغات مورد استفاده را گسترش دهيم و ايجاز در سخن را فراموش نکنيم ( کم گوی و گزيده گوی چون در )

ساختار  نامه  :
نامه نگاری پيش از آنکه ساختار تعريف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمينه نويسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری ديگر بنا به سنت يا تمايل مجموعه اداری از ساختار ويژه ای استفاده می کند.در اين مقاله سعی شده تا به شيوه های رايج و پر کاربرد ساختار نامه نويسی اشاره شود .

عنوان نامه
عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  بايد به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر ...
رئيس محترم ...
2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می کنيم به
شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم :
- رئيس محترم سازمان  ،  بهتر است بنويسيم          رياست محترم سازمان
-  مدير کل محترم  ،  بهتر است بنويسيم             مديريت کل محترم
 - مدير محترم   ،  بهتر است بنويسيم                  مديريت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان  بهتر است بنويسيم       رياست نه اينکه مدير محترم سازمان
برای اداره کل  بهتر است بنويسيم     مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل
برای اداره   بهتر است بنويسيم         رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ويژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زير می آورند :

از :
به :
موضوع :
اين روش گرچه مزايايی مثل صرفه جويی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پيروی می کند به ويژه اينکه اگر موضوع در خواستی يا اطلاع رسانی شما با توضيحات همراه باشد بايد بنويسيد ((در زير آمده است )). اين روش همانگونه که گفته شد ،  در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

شرايط حاشيه هاي خالي در نامه هاي اداري:
تمامی نامه های اداری يک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسياری از اسناد قديمی ملاحظه می شود لبه ها به دليل تماس زياد دست يا برخورد با کاغذ های ديگر دچار خوردگی می شود .  به همين دليل معمولی ترين فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پيش نويس ، رعايت
می گردد . بهتر است فاصله حاشيه نامه به به صورت زير باشد  .
1- فاصله از بالا    4 سانتيمتر
2- فاصله از پايين 3  سانتيمتر
3- فاصله از راست 4  سانتيمتر
4- فاصله از چپ 2  سانتيمتر
نکته :
اولين خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود يعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتيمتر باشد ، فاصله نخستين خط نامه 4/5سانتيمتر خواهد بود .

موارد زير در نامه نگاري رعايت شود:

1-كليه نامه هاي اداري ـ‌ حتي آنها كه به ظاهر مهم نيستند ـ يك رونوشت داشته باشد و بايگاني شود.

2- كليه نامه هاي اداري بر روي سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشت.